Reglerne om reelle ejere: Nye, skærpede krav til ledelsen i selskaber og fonde er trådt i kraft
Den 10. januar 2020 trådte nye regler om reelle ejere i kraft. Loven implementerer dele af det 5. hvidvaskdirektiv og skærper blandt andet selskabers, fondes og visse foreningers pligt til at indhente, opbevare og registrere oplysninger om deres reelle ejere.
De nye regler indfører således en række nye pligter for både selskaber og fonde samt for deres ejere. Vi sætter her fokus på de nye pligter, som særligt ledelsen bør være opmærksomme på.
Læs mere om lovforslaget i vores nyhedsbrev fra marts her.
Løbende forpligtelser
Ledelsen i selskaber og fonde er forpligtet til løbende at registrere ændringer i relation til selskabets eller fondens reelle ejere og disse ejeres rettigheder i Erhvervsstyrelsen, hurtigst muligt efter ledelsen er blevet bekendt med ændringerne.
De nye regler forpligter også ejere til efter anmodning at give selskabet eller fonden de nødvendige oplysninger om den pågældende ejers ejerskab af selskabet eller fonden.
Selskaber og fonde er i henhold til de nye regler også forpligtet til at oplyse om deres ejerforhold efter anmodning fra personer, der udfører kundekendskabsprocedurer efter hvidvaskloven. Erhvervsstyrelsen har i forbindelse med indførslen af nye regler herom, udarbejdet en ny vejledning om indberetning af reelle ejere, der kan læses i sin helhed her.
Skærpet pligt til at ajourføre oplysninger årligt
Udover forpligtelsen til løbende at undersøge og registrere ændringer i selskabets reelle ejere stiller de nye regler også krav om, at ledelsen som minimum én gang årligt foretager en undersøgelse af, om der er ændringer i de registrerede oplysninger om deres reelle ejere.
Resultatet af denne undersøgelse skal fremlægges på det møde, hvor årsrapporten godkendes.
For selskaber vil resultatet af den årlige undersøgelse således typisk skulle fremlægges på det bestyrelsesmøde, der ligger forud for selskabets ordinære generalforsamling, hvor årsrapporten godkendes. Den årlige undersøgelse bør derfor være gennemført inden afholdelsen af selskabets ordinære generalforsamling.
Vi anbefaler derfor, at ledelsen i god tid inden afholdelse af den ordinære generalforsamling undersøger om og i så fald, hvilke ændringer der er sket i selskabets reelle ejere i forhold til registreringen af selskabets reelle ejere hos Erhvervsstyrelsen.
For de fonde og foreninger som ikke er forpligtede til at udfærdige en årsrapport, skal resultatet af den årlige undersøgelse forelægges bestyrelsen ved anden lejlighed.
Hvis selskabets eller fondens forhold tilsiger det, skal der endvidere foretages mere end én årlig undersøgelse af selskabets eller fondens reelle ejere.
Dokumentationskrav
Selskaber og fonde mv. skal derudover til enhver tid kunne dokumentere, hvad der er gjort for at identificere sine reelle ejere. Selskabet skal kunne dokumentere både deres forsøg på identificering af reelle ejere og resultatet af undersøgelsen, herunder omfanget af ejernes reelle ejerskab. Såvel manglende som mangelfuld dokumentation for reelt ejerskab sanktioneres.
Vi anbefaler derfor, at opdateret og behørig dokumentation for så vidt angår identificering af selskabets eller fondens reelle ejere til enhver tid er tilgængelig for ledelsen.
Risiko for tvangsopløsning ved manglende eller mangelfuld dokumentation
Erhvervsstyrelsen har indtil nu kunne træffe afgørelse om tvangsopløsning af selskaber og fonde, hvis ikke disse havde foretaget registrering af deres reelle ejere.
De nye regler giver herudover Erhvervsstyrelsen mulighed for at tvangsopløse selskaber og fonde m.v. i tilfælde, hvor dokumentationen for identificeringen af deres reelle ejere ikke findes, eller hvor dokumentationen er mangelfuld.
De nye regler skærper således forpligtelsen til at undersøge, registrere og dokumentere ændringer af selskabets eller fondens reelle ejere, da manglende overholdelse af reglerne blandt andet kan resultere i bøder og tvangsopløsning.
Det er vores vurdering, at skærpelsen af reglerne indebærer, at ledelsen i selskaber og fonde i endnu større grad bør være opmærksomme på tiltag vedrørende identificering, ajourføring og registreringen af reelle ejere.
For yderligere oplysninger:
Niels Walther-Rasmussen, advokat, partner
Telefon +45 3319 3722
Mobil +45 4010 0151
e-mail: nwr@mazanti.dk
Jens Ahrendt, advokat, associeret partner
Telefon +45 3319 3756
Mobil +45 4036 0536
e-mail: ja@mazanti.dk
og
Mette-Marie Uggerhøj, advokatfuldmægtig
Telefon +45 3319 3703
Mobil +45 5219 8095
e-mail: mmu@mazanti.dk
Dette nyhedsbrev udgør ikke, og kan ikke erstatte juridisk rådgivning. Mazanti-Andersen Korsø Jensen påtager sig intet ansvar for skade eller tab, der direkte eller indirekte kan henføres til anvendelse af nyhedsbrevet.